Datenschutzordnung des CarSharing Vereins Türkenfeld/Geltendorf e.V.
(im Folgenden CSTG)
Das Erheben, das Verarbeiten und die Nutzung von Daten
Es werden folgende personenbezogenen Daten direkt von jedem Mitglied, weiteren eingetragenen Teilnehmern und den eingetragenen Fahrberechtigten erhoben, verarbeitet und genutzt:
- Allgemeine Personendaten: Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummern, E-Mail- Adresse(n), Fahrerlaubnis, Eintrittsdatum
- Bankdaten: Bankverbindung
Diese Daten werden zur Kontaktaufnahme, für Abrechnungen und aus Versicherungsgründen erhoben.
Zusätzlich wird für jeden Fahrberechtigten geprüft, ob eine gültige Fahrerlaubnis vorhanden ist. Eine Kopie des Führerscheins, sowie die Führerscheinnummer und das Ausstelldatum werden notiert und gespeichert. Die Überprüfung, Erhebung und Speicherung erfolgt aus rechtlichen, Sicherheits- sowie Versicherungsgründen.
Die aufgeführten Daten müssen beim Eintritt in den Verein bzw. bei der Eintragung zur Verfügung stehen. Sollten die erforderlichen Daten nur unvollständig abgegeben werden, kann die Person nicht in den Verein aufgenommen bzw. als Teilnehmer eingetragen werden.
Bei Nutzung einer Ressource (Auto, Zubehör etc.) werden im Reservierungssystem die Buchungsdaten (genutzte Ressource, Datum und Zeit von Reservierungsanfang und -ende) sowie ggf. im Fahrtenbuch die Fahrzeiten, gefahrenen Kilometer, und ggf. zusätzliche Angaben (z.B. Auslagen) für jedes Mitglied bzw. eingetragenen Teilnehmer für Abrechnungszwecke sowie zur Klärung von Konflikten und Problemen erfasst, gespeichert und genutzt.
Freiwillige Angaben sind: Bemerkung im Buchungssystem, zusätzliche Angaben im Fahrtenbuch.
Übermittlung von Daten
Um einen effizienten und reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, werden Mitglieder- bzw. Teilnehmernamen, Telefonnummern und Email-Adressen in einer Teilnehmerliste innerhalb des Vereins veröffentlicht. Die Teilnehmerliste kann im zugangsbeschränkten Bereich der Homepage eingesehen bzw. heruntergeladen werden.
Die aktuellen Buchungs- und Fahrtenbuchdaten sind allen Mitgliedern des Vereins, den eingetragenen Teilnehmern, den Mitgliedern der Vereine, mit denen Quernutzung vereinbart ist, Mitarbeitern des CSTG und dem Administrator des CSTG-Buchungssystems zugänglich. Fahrtenbuchdaten sind zusätzlich den Mitarbeitern von Werkstätten zugänglich. Dauerhaft sind diese Daten für alle Vorstände, für die mit der Abrechnung betrauten Mitglieder oder Mitarbeiter, die Kassenprüfer, sowie die DV-Administratorenzugänglich.
Sofern für die Abrechnung und/oder die Buchhaltung externe Stellen beauftragt werden, werden die dafür erforderlichen Daten an diese Stellen weitergegeben. Diese Stellen werden zur Gewährleistung des Datenschutzes verpflichtet.
Die Abrechnungen werden von einem Vorstand, von damit beauftragten Mitgliedern und Mitarbeitern oder einer externen Stelle auf einem privaten PC oder einem Cloud-Rechner vorgenommen. Hier haben der Vorstand, die mit der Abrechnung betrauten Personen und die DV-Administratoren Zugang.
Weiterhin führt der Verein eine vollständige Teilnehmerliste oder Datenbank mit Anschrift, Mailadresse, Telefonnummern und Bankverbindung, die dem Vorstand sowie den mit der Mitgliederbetreuung und Abrechnung betrauten Mitgliedern und Mitarbeitern für ihre Arbeit zur Verfügung steht. Die Anschrift ist für briefliche Mitteilungen sowie für die Fahrzeugstandortwahl wichtig.
| Daten | Zugriff haben |
| Name, Vorname, Telefonnummern,Email-Adresse | alle Mitglieder und eingetragene Teilnehmer |
| Anschrift, Führerschein vorhanden,Eintrittsdatum | Vorstand, Mitgliederbetreuung und DV-Administrator |
| Daten im Buchungssystem | alle Mitglieder und eingetragene Teilnehmer,Mitglieder anderer Vereine, die quernutzen,Mitarbeiter, DV-Administrator |
| Fahrtenbuch | alle Mitglieder und eingetragene Teilnehmer,Mitglieder anderer Vereine, die quernutzen,Mitarbeiter des CSTG und von Werkstätten |
| Rechnungsdaten, Bankverbindung,Kontobewegungen und Buchungsdatendauerhaft | Vorstand, Abrechnung, Mitgliederbetreuung, Controlling,Buchhaltung, ggf. damit beauftragte externe Stellen,Kassenprüfer, jeweils betroffenes Mitglied |
| Verstöße gegen StVO, Verstöße gegenNutzungsordnung, Mahnungen | Vorstand, Mitgliederbetreuung,jeweils betroffenes Mitglied |
Technische und organisatorische Maßnahmen
Das Reservierungssystem, der interne Bereich der Homepage sowie weitere eingesetzte stationäre oder online-DV-Systeme sind nur mit einem passwortgeschützten Nutzer-Account zugänglich. Die PCs der Vorstände, der Mitgliederbetreuung und der Abrechnung bzw. Buchhaltung sind mit den üblichen Virenschutzprogrammen gesichert.
Das Löschen von Daten
Die erhobenen Daten werden spätestens ein Jahr nach dem Austritt oder Tod des Mitglieds bzw. des registrierten Teilnehmers gelöscht, es sei denn, es stehen noch Zahlungen oder Rechtsstreitigkeiten offen oder es ist aufgrund der Pflicht zur Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen notwendig. Ausgenommen von der Löschung sind alle steuerrelevanten Unterlagen, die noch aufbewahrt werden müssen.
Widerruf der Einwilligung
Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Die Folge eines Widerrufs ist der Ausschluss des Mitglieds aus dem Verein bzw. die Beendigung der Teilnehmerschaft.